Puedes tener una carrera, dos másteres y una carpeta de certificados que ya necesitan un cajón de tamaño grande. Y, aun así, terminar la jornada pensando: «No he parado y no he avanzado en lo importante».
Conoces tu profesión. Sabes resolver problemas de tu especialidad. Pero quizá nadie te ha enseñado a elegir entre seis prioridades, proteger tu concentración, pedir ayuda a tiempo o dejar de repasar pendientes durante la cena.
Tu manera de poner en práctica lo que sabes también necesita aprendizaje y más en este contexto digital. De eso hablo en el cuarto episodio de Funcionamiento Óptimo: de aprender a trabajar en condiciones reales, con interrupciones, demandas simultáneas y otras personas que tienen sus propias urgencias.
La asignatura que has aprendido sobre la marcha
Durante tu formación aprendiste contenidos, técnicas y procedimientos. Al incorporarte al trabajo apareció otra asignatura aún pendiente: organizarte, coordinarte, responder bajo presión y reconocer cuándo necesitas parar.
No es habitual llegar a la empresa con la asignatura aprobada. Aprendemos en gran medida observando. Si en tu empresa todo el mundo responde al instante, puedes asumir que estar disponible es una obligación permanente. Si quedarse hasta tarde recibe reconocimiento, quizá empiezas a confundir compromiso con prolongar la jornada. Si nadie pide ayuda, puedes acabar creyendo que ser competente consiste en arreglártelas en silencio.
Así se instalan maneras de trabajar que asumimos como las correctas y terminamos llevándolas a nuestra identidad «yo soy así».
Y lo que yo te planteo es que merece la pena revisarlas: ¿te ayudan a hacer un buen trabajo?, ¿puedes sostenerlas?, ¿qué consecuencias tienen para quienes trabajan contigo?
Puedes seguir cumpliendo mientras aumenta el esfuerzo
Te sientas a preparar un informe. Llega un correo, abres el chat, buscas un dato y entras en una reunión. Al volver al documento tienes que reconstruir por dónde ibas. Has estado trabajando; la tarea que necesitaba tu atención sigue esperando.
En un experimento, Mark, Gudith y Klocke (2008) observaron que las personas interrumpidas completaron las tareas más rápido, sin diferencias en calidad, pero informaron de más estrés, frustración, presión temporal y esfuerzo. Los autores interpretaron que podían estar compensando las interrupciones acelerando su trabajo.
Ese resultado invita a mirar algo que las entregas no muestran por sí solas: cuánto está costando cumplir. Mantener el resultado puede ocultar un aumento del esfuerzo.
Leroy y Glomb (2018) estudiaron otro efecto: cuando anticipas que tendrás que retomar una tarea con presión de tiempo, parte de tu atención puede quedarse en ella y dificultar la actividad que atiendes después. En sus cuatro estudios, preparar brevemente la vuelta redujo ese efecto.
Una aplicación que puedes ensayar es dejar escrito dónde te quedas y cuál será el siguiente paso antes de cambiar de tarea. «Contrastar la cifra de marzo» te orientará mejor que «seguir con el informe».
Tienes que darte el pront correcto
«Mañana tengo que organizarme mejor» expresa una intención, pero te dice poco sobre qué hacer. Para convertirla en aprendizaje, necesitas concretar, observar y ajustar.
Puedes usar tres preguntas: antes de empezar, «¿qué resultado necesito conseguir?»; durante la tarea, «¿lo que estoy haciendo me acerca a ese resultado?»; al terminar, «¿qué ha funcionado y qué cambiaré?». Es una forma práctica de llevar el ciclo de autorregulación a tu jornada.
También puedes observar tus patrones: ¿abres el correo cuando algo se complica?, ¿revisas indefinidamente porque no has definido cuándo estará suficientemente bien?, ¿aceptas encargos sin comprobar cómo afectan a los anteriores? Identificar la secuencia te permite ensayar otra respuesta.
Seis verbos que te permiten avanzar con más claridad y menos desgaste
Estos seis verbos son seis competencias a desarrollar y forman parte de esa asignatura de aprender a trabajar en el mundo actual digitalizado.
Priorizar
Elegir qué necesita tu atención y qué tendrá que esperar. Si aparece una nueva petición, prueba a preguntar: «Si incorporo esto para hoy, ¿qué entrega desplazamos?». Cuando recibes instrucciones incompatibles, hace falta una decisión compartida sobre prioridades.
Concentrarte
Preparar las condiciones para una tarea concreta: qué vas a hacer, qué información necesitas y qué interrupciones puedes posponer. Si tu función exige disponibilidad, acuerda una cobertura viable. Cuando tengas que parar, deja preparado el siguiente paso.
Colaborar
Pedir ayuda de manera que la otra persona comprenda qué necesitas. «¿Puedes revisar estos dos datos antes de las doce para que pueda cerrar el informe?» facilita más la coordinación que «échame una mano». Incluye la posibilidad de que la otra persona necesite proponer otro plazo.
Regularte
Reconocer cuándo la presión está influyendo en tu respuesta. Ese correo que redactas con la mandíbula apretada quizá merece unos minutos en borradores. Antes de enviarlo, pregúntate: «¿Qué quiero conseguir con esta respuesta?». Revisa después si el tono y el contenido te acercan a ello.
Desconectar
Preparar el cierre de la jornada: anotar lo pendiente, decidir cuándo lo retomarás y dejar claro el primer paso. Acompaña ese cierre con acuerdos sobre la disponibilidad fuera de horario. El descanso resulta difícil si nunca sabes cuándo se espera que vuelvas a responder.
Recuperarte
Introducir oportunidades de descanso ajustadas al esfuerzo. Después de una hora atendiendo mensajes, mirar más mensajes puede entretenerte, pero ¿te ayuda a concentrarte? Cambiar de postura, apartar la vista de la pantalla o buscar tranquilidad tras varias conversaciones exigentes son opciones que puedes probar.
Tu organización también tiene que aprender a trabajar
Estas competencias necesitan condiciones que permitan utilizarlas. Si debes concentrarte y atender todas las consultas al instante, hay una contradicción que resolver. Si tres responsables te asignan tareas incompatibles, la agenda por sí sola no puede decidir qué se retrasa.
Las organizaciones forman en herramientas, productos y procedimientos. Conviene dedicar la misma atención a cómo se decide entre urgencias, cómo se comunica un exceso de carga y cuándo se dispone de tiempo para ejecutar lo acordado en las reuniones.
Un primer acuerdo puede ser definir qué consideráis urgente, por qué canal se comunica y qué plazo de respuesta es razonable para lo demás. Si diriges personas, explicar tus criterios, pedir ayuda y revisar un plazo poco realista también enseña una forma de trabajar.
Una cosa a probar esta semana
Elige una dificultad que se repita y nombra la competencia que necesitas practicar con un verbo: priorizar, negociar, concentrarte, pedir ayuda o desconectar. Después concreta una conducta con esta fórmula: «Cuando ocurra…, voy a…».
Por ejemplo: «Cuando reciba una nueva tarea urgente, revisaré los compromisos que ya tengo y preguntaré qué prioridad cambia antes de aceptarla».
Durante siete días de trabajo observa si lo haces, si te ayuda y qué lo dificulta. Si resulta demasiado ambicioso, simplifícalo. Si depende de otras personas, prepara una conversación. Una semana sirve para empezar a aprender y ajustar; consolidar el cambio puede requerir más tiempo.
Has dedicado años a aprender tu profesión. Tu manera de ejercerla cada día también merece que le dediques un tiempo de aprendizaje.
¿Qué parte de tu manera de trabajar has aprendido por ensayo y error y necesitas revisar?
Escucha el episodio T1 · E4, «Has aprendido una profesión, pero ¿has aprendido a trabajar?», en el canal Funcionamiento Óptimo de iVoox:
En mis conferencias y programas de Funcionamiento Óptimo trabajo estas competencias con profesionales y organizaciones, conectando la psicología con las situaciones que se viven cada día. Si quieres llevar esta conversación a tu organización, puedes escribirme a través del blog: https://elblogdeisabelaranda.com/
Funcionamiento Óptimo. La ciencia de trabajar mejor.
Referencias
Mark, G., Gudith, D., & Klocke, U. (2008). The cost of interrupted work: More speed and stress. Proceedings of the SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems (pp. 107–110). Association for Computing Machinery. https://doi.org/10.1145/1357054.1357072
Leroy, S., & Glomb, T. M. (2018). Tasks interrupted: How anticipating time pressure on resumption of an interrupted task causes attention residue and low performance on interrupting tasks and how a “ready-to-resume” plan mitigates the effects. Organization Science, 29(3), 380–397. https://doi.org/10.1287/orsc.2017.1184
