«Primero lo primero» decía Stephen Covey en su paradigmático libro «Siete hábitos de la gente altamente eficaz». Definir lo que hacer y cuándo es una habilidad que nos llevará a ser mucho más productivos, pero para ponerlo en práctica también necesitamos tener claros nuestros pensamientos y, tal vez, reordenar alguna creencia.
Pedro, 45 años, divorciado, lleva un año en su nuevo puesto de Responsable de Facturación en una gran empresa. La Dirección de RRHH, en colaboración con la Dirección Financiera, creen oportuno realizar un proceso de coaching para que Pedro mejore su capacidad de gestión.
En la reunión tripartita se hacen evidentes las diferentes perspectivas sobre la situación a trabajar. Para RRHH, Pedro trabaja bien pero necesita mejorar su capacidad de gestión para no agobiarse y que su trabajo salga a tiempo sin incidencias. Para la Dirección Financiera, lo que Pedro tiene que hacer es establecer prioridades. Por su parte Pedro, reconoce que necesita tener un mayor orden. Así que la primera tarea es calibrar el alcance de las expectativas de cada uno de los intervinientes y encontrar los puntos en común. Las necesidades manifestadas parecen diferentes aunque, en realidad, no hay tantas diferencias, es cuestión de llegar a un entendimiento sobre lo que la empresa necesita de Pedro y, a partir de ahí, definir los objetivos de trabajo.
Con la metodología de coaching, la cuestión no se centra tanto en las necesidades presentes sino en los resultados futuros. Hay que definir dónde está Pedro con respecto a las necesidades de la empresa, dónde es necesario que esté y trazar un plan para llegar hasta allí.
Como reto final se establece que Pedro saque la facturación el día antes del límite sin agobios ni stress. Y como objetivos parciales que Pedro secuencie el trabajo cada día de forma que no se le acumule en las fechas límite y que priorice las tareas en función del día del mes.
En la primera sesión con Pedro, se hace evidente que esto le va a costar mucho. Si el trabajo está saliendo no ve la necesidad de tanta organización. Necesita orden sí, pero no está muy dispuesto a hacer nada para lograrlo.
¿Qué es lo que te está molestando de organizarte?
Es que a mí lo que no me gusta es que me digan por ordeno y mando cómo tengo que trabajar.
¿Y si fueras tú el que decidieras por ti mismo cómo organizarte?
Bueno, en ese caso lo haría,… sé que necesito más orden, no te creas que sólo en esto, me parece que en todo lo que me rodea, en mi casa, en el coche, en mis cosas, todo necesita más orden. Es que mi cabeza no para de pensar en todo lo que tengo pendiente y es que ni me concentro…
¿Qué te parecería ser más preciso en los objetivos que te planteas?.
Pedro tiene una gran mezcla de todo tipo de pensamientos en su cabeza, sin llegar a estar confuso, sí que tiene un totum revolutum en el que no puede clarificar los temas.
Una técnica como objetivos qué y objetivos cómo[1], puede ayudarle a clarificar lo que quiere.
Veamos lo que sí y lo que no quieres hacer.
¿Qué quieres empezar a hacer?
¿Qué quieres dejar de hacer?
…
Y así sucesivas preguntas hasta que Pedro delimita exactamente su hacer.
¿Qué es lo que quieres obtener?
Las preguntas ahora se centran en el ser.
¿Qué tipo de personas quieres ser ante el tema del orden?
¿Qué valores son esenciales para ti con respecto al orden?
¿Qué te haría sentirte orgulloso de ti mismo?
Preguntas sobre el qué.
Las preguntas para explorar lo que sí y lo que no han ayudado enormemente a Pedro a ir organizando su mente. Sus barreras defensivas van cayendo. Ahora el reto sí que es suyo, pero aún no termina de ver cómo lograrlo. Pasamos a trabajar con objetivos cómo y las preguntas de nuevo tienen que ver con distinciones clave: ser – hacer – tener, pero esta vez relacionadas con cómo ser y estar ante ellos.
¿Cómo quieres hacerlo?
¿Cómo quieres conseguir más orden?
¿Cómo quieres sentirte con más orden?
Pedro ha ido fragmentando su caos mental, «ordenando» su mente.
Sus objetivos sesión a sesión se van cumpliendo.
He ordenado la mesa, quedamos en que era uno de mis objetivos y está conseguido. Ahora no la utilizo de almacén, je, je,… esto es todo un logro, ¡mi jefe está impresionado!
He empezado a ordenar el espacio como quedamos, ahora tengo que ordenar las pilas de papel, estoy en ello.
¿Qué me dices de priorizar?
No te creas que tengo muy claro cómo hacerlo. ¿Qué es priorizar?, es que no sé cómo hacerlo.
Las prioridades que Pedro tiene que establecer no sólo tienen que ver con sus valores y prioridades personales, tienen que ver con la función que desempeña en la empresa y necesita alinear sus criterios con ésta.
Es el momento de una nueva sesión tripartita, esta vez sólo con el Director Financiero. De nuevo clarificar y alinear necesidades y expectativas es la clave. Definir los conceptos de urgente, importante y prioritario para la empresa entre todos es fundamental.
¿Entiendes ahora qué es una prioridad?
Sí, urgente e importante, no sólo lo urgente, sí, me ha quedado claro y también lo que se espera de mí.
¿Y ahora…?
Nada, lo tengo claro, el orden empieza por diferenciar las cosas, no todo es lo mismo, ni tiene la misma importancia, ni vale igual.
¿Y…?
Que es cosa mía y ya lo estoy haciendo. La «rabieta» se me ha pasado, yo no soy un niño, je,je,…
En la última sesión de seguimiento tripartita, tres meses después, todos están de acuerdo, Pedro se organiza ya con una mayor eficiencia. Pero hay más, su forma de ver el orden, el trabajo y a sí mismo es diferente.
[1] Aranda, Isabel (2016). Manual del coach. Editorial EOS.
Artículo publicado en la Sección mensual CONVERSACIONES DE COACHING con:
http://www.tdd-online.es/content/vicente-expectativas
sicóloga experta en coaching
el blog de isabel aranda 