Teletrabajar no es conectarse al ordenador desde casa. Es otra forma de interpretar el trabajo que no es nueva, en algunas profesiones que ya hacen parte de su trabajo en casa, por ejemplo, periodistas o profesores o personas que elaboran algún tipo de producto en casa.

Tampoco es smart-working que significa trabajar desde dónde sea y cuando el trabajador quiera. Algo que realmente sólo algunos profesionales pueden poner en práctica.

El teletrabajo requiere una madurez de las organizaciones, de sus líderes y de los colaboradores que conlleva un cambio de paradigma de las creencias en torno al presentismo, al puesto de trabajo, el rendimiento, la autonomía, la responsabilidad, el mérito y la dirección de personas.

Supone rediseñar procesos de trabajo, establecer métricas basadas en el rendimiento y no en el presentismo y ahora en el onlineismo y desarrollar protocolos adaptados a las necesidades tanto tecnológicas como de liderazgo que requiere la coordinación de equipos en remoto.

Para el colaborador implica, además, establecer pautas de organización y auto-cuidado concretos ya que el aislamiento y la pérdida de referentes espaciales, temporales y relacionales provoca una serie de efectos vinculados con el agotamiento, la apatía, la desorientación y la desconexión de la organización, que pueden redundar en un stress por teletrabajo.

Estas son 10 recomendaciones a tener en cuenta a la hora de organizar el teletrabajo para evitar esos efectos psicológicos negativos y cuidar tu salud psicológica.

1. Prepárate en “modo trabajo”

Lo habitual es tener asociado trabajar con ejercer un rol determinado en unas condiciones específicas. Para ir a trabajar hemos adoptado unas rutinas diarias y semanales tanto de aseo, ropa que utilizamos y disposición actitudinal que adoptamos. Al trabajar solos en casa podemos entrar en una rutina de descuido de nuestros rituales de autocuidado, de aspecto y vestuario que no nos ayuda a entrar en programarnos para trabajar. Necesitamos establecer hábitos de cuidado personal y adoptar un aspecto profesional ante el ordenador que nos permita estar en “modo trabajo”, atentos y concentrados. Además, puede que nos conectemos en remoto y la pantalla ponga en evidencia nuestro descuido. Hay que establecer rutinas diarias y semanales, estableciendo diferencia entre los días de trabajo y los días de descanso si no vivimos el tiempo en plano, sin diferencia, ni cualidad y llegaremos a sentirnos desorientados temporalmente lo que además fomentará el que nos sintamos desanimados.

2. Créate tu espacio de trabajo

No tienes asociada tu casa a trabajar sino al descanso y la vida familiar. No tienes referentes espaciales, ni temporales ni de relación y los necesitas para que tu mente esté tranquila y asocie el sitio a trabajar, te falta la máquina del café o los encuentros en el ascensor o una mesa concreta para trabajar. Para que tu mente se sitúe con facilidad ante el trabajo tienes que rodearte de estímulos concretos que asocies con trabajar. Para ello prepara un espacio específico para ello, una mesa, una habitación, un rincón. Cuidando la ergonomía de la silla, la altura de la mesa, la luz, el reposapiés y, también, las normas de prevención de riesgos laborales en el hogar, especialmente, atendiendo a los cables de la luz y los objetos móviles. Para ambientar, puedes añadir objetos simbólicos que te ayuden a sentirte en positivo y relajar la mente, imágenes con perspectiva que produzcan sensación de lejanía para descansar la vista y ampliar el foco; elementos con colores estimulantes y formas geométricas que te permitan al mirarlos recuperar la atención; música que te ayude a la concentración. Este entorno concreto pronto se convertirá en el espacio asociado a la concentración y te programarás inconscientemente para trabajar.

3. Organiza tus áreas de vida

Teletrabajar no consiste en sentarse durante horas delante del ordenador o la máquina con la que produzcas desde casa. El teletrabajo gira en torno al rendimiento no al tiempo dedicado. El criterio tradicional está basado en indicadores temporales y procede del siglo XVI cuando Felipe II estableció con un Edicto Real la distribución del tiempo en 8×3 horas: 8 horas de trabajo, 8 horas de descanso y 8 para temas personales. Es una organización adecuada para el trabajo manual que tal vez no sea el más adecuado para el trabajo de servicios basados en trabajo cognitivo. Hoy en día las personas valoramos mucho el equilibrio entre nuestra áreas vitales como fuente de salud y ello implica asumir roles, prioridades y circunstancias personales y familiares que hay que integrar en nuestra jornada tal vez en otras proporciones.

Un criterio diferente, acorde con la filosofía del teletrabajo y más sostenible es el criterio de actividad de las “4D” propuesto por José Luis Casero, presidente de AROHE, organización para la racionalización de horarios. Así, tomaríamos decisiones sobre cómo  distribuir nuestra actividad entre: Descanso: específicamente el sueño; Dedicación: realizando actividades concretas de trabajo; Disponibilidad: posibilidad de contactar, por ejemplo, para reuniones y Desenganche: totalmente desconectado del trabajo.  Esta distribución permitiría adaptar con más ajuste los porcentajes a las necesidades del trabajo y de la vida personal.

Este tipo de distribución también puede dar lugar a un 6×4 a la hora de repartir el tiempo.

Sea cual sea el modelo que adoptes, que se integre lo mejor posible en tus circunstancias vitales, si hay un equilibrio es más probable mantenerlo y generará un sentido de congruencia personal y más satisfacción.

4. Establece tus prioridades para el día

En el teletrabajo la organización de las tareas es uno de los pilares fundamentales. Al cambiar el criterio de decisión de tiempo a resultado, es necesario discriminar qué actividades son las que hay que hacer para conseguir esos resultados y cuáles se pueden quedar sin hacer.

Cada día anota la lista de cosas que sí o sí tienes que hacer, que no se pueden quedar sin hacer ese día para conseguir los objetivos, esas son las prioridades. A ellas tienes que dedicar tu energía en primer lugar y, después, irás haciendo las tareas secundarias e incluso terciarias. Siempre habrá tareas que no se podrán hacer y que incluso perderán su sentido por lo que ya no habrá que hacerlas.

Para establecer esas prioridades, hay que secuenciar las actividades, lo primero es fijar metas a largo plazo, éstas las establece la empresa o tú si eres y objetivos semanales, éstos son los que hay que consensuar en equipo. Después analiza lo que es urgente e importante para conseguir esos objetivos semanales y decide cuáles son las prioridades de cada día alineadas con el equipo. Con ello tienes claro una hoja de ruta y un sentido de para qué haces lo que haces lo cual es en sí mismo una fuente de auto-motivación muy necesaria cuando estás sólo.

Esta forma de organizar la actividad tiene múltiples ventajas: evitas la improvisación, te ayuda a vencer la indecisión, tomas decisiones eficientes y eliminas la procastinación debida al perfeccionismo (dejas de hacer las cosas o te dedicas a ellas en exceso por miedo a cometer errores), la indecisión (fruto de confundir las tareas prioritarias con las secundarias) y las excusas (esperando que otro resuelva o esperando que te llegue la información, culpando a otros de lo que no haces).

5. Cierra tiempos

Las personas no rendimos de forma uniforme durante todo el tiempo. Nuestra atención, concentración y ejecución varían a modo de ráfagas, según nuestros biorritmos diarios y semanales. Una razón más para organizarnos por la cualidad de nuestra actividad y no por el tiempo dedicado.

Dependemos de un conjunto de ritmos cíclicos que explican nuestra diferencia de rendimiento según la hora del día y el día de la semana. Tienen que ver con nuestra biología, por ejemplo, el ritmo metabólico, la glucosa en sangre y nuestra interacción con el entorno, por ejemplo, la luz, la temperatura, las estaciones. Algunas personas se concentran con facilidad a primera hora de la mañana y otras lo hacen según va avanzando el día. La clave es la auto-observación y darnos cuenta de en qué horas nos es más fácil entender la información y tomar decisiones. Un análisis personal nos va a indicar en qué horas somos más eficientes, nos concentramos mejor y eso nos va a permitir tomar decisiones de cuándo hacer las tareas de alta concentración y cuando es más rentable realizar actividades de menor concentración.

No por estar más tiempo rendimos más. La ley de Yerkes-Dodson, descrita en 1908, muestra la relación entre nivel de activación y rendimiento en forma de U invertida. Pasado un determinado momento la concentración decae y dejamos de ser eficientes. Un argumento más en contra de la prolongación de las jornadas de trabajo. 

Nuestra percepción del tiempo es subjetiva, equívoca y difusa, de ahí que necesitemos regularlo externamente para tener la sensación de avance. No tenemos un órgano como la vista o el oído que nos indique el paso del tiempo. Nuestro cerebro lo percibe como imágenes aisladas según la valencia que le damos. Pasa deprisa en situaciones positivas y despacio en situaciones negativas. Este sentido del tiempo, nuestro” reloj interno” se modifica según nuestro estado interno. Por ejemplo, cuando tenemos fiebre corre el tiempo más rápido. Se regula en las mismas estructuras cerebrales; hipotálamo y glándula pineal que controlan el ciclo de sueño-vigilia.

La vivencia del tiempo es un fenómeno subjetivo y el ritmo es personal. Experimentamos los tiempos cortos mientras que inferimos los tiempos largos. Esta es la razón por la que se nos pueden hacer eternas las semanas o por el contrario no darnos cuenta de que ya han pasado semanas. Gestionar el tiempo interior es necesario para sentirnos bien por lo que tenemos que establecer marcadores externos que nos ayuden a regular nuestra percepción del tiempo porque si no caemos en una sensación de pérdida de anclajes temporales que puede llegar a asociarse con síntomas depresivos. Cuando el tiempo interno es muy diferente del externo se incrementa el estrés y las reacciones emocionales.

Por todo ello hay que establecer rutinas semanales y diarias para darnos referentes temporales externos que nos permitan ubicarnos con cierta objetividad en el tiempo. Además, cada día hay que fijar un tiempo concreto a nuestras actividades prioritarias y secundarias con el modelo que elijamos 4D u 8×3.

Por último, marcarnos límites temporales que nos estimulen para concentrarnos y actuar.  Mejor decirnos “antes de las dos termino esta tarea” y atenernos lo máximo a esa hora que “a lo largo de la mañana acabo esta tarea”. La primera forma de darnos auto-instrucciones facilita que nos programemos para ser más eficientes y nos genera la  sensación de controlar el tiempo, algo muy necesario para nuestra satisfacción con el trabajo.

6. Negocia con los tuyos

No trates de imponer o informar de lo tuyo como la prioridad a la familia sino que negocia con ellos los tiempos y el silencio en los que necesitas que se respete tu concentración. A cambio ofrece claramente tiempos en los que estarás disponible para ellos. Las soluciones que funcionan tienen que ser válidas para el sistema familiar. Sólo los acuerdos satisfactorios para todos se pueden mantener. Esta es una buena oportunidad para poner en práctica las conductas de pedir y dar que son básicas en las relaciones humanas. Además de los resultados deseados, la negociación nos ayuda a establecer lazos de intercambio saludables con los nuestros que nos reforzarán el sentido de pertenencia grupal, algo que necesitamos y que puede verse disminuido con el teletrabajo.

7. Gestiona tu autoexigencia

Una de las barreras personales más fuertes para un teletrabajo eficiente es lo que los psicólogos denominamos “el crítico interno”. Ese crítico no es más que el discurso que mantienes contigo mismo que cuando es crítico, te habla desde la exigencia: “deberías”, “tienes que” y te lleva al perfeccionismo exagerado y la necesidad de control. Escuchando al crítico interno descalificarte porque “tardas demasiado”, “no llegas”, “no tengo tiempo”, “no me da la vida”, “es que…”, “es que…”, adoptas una posición de victimismo que no te permite afrontar con eficiencia tu actividad.

Puede que tengas que hacer una revisión de tus creencias sobre ti mismo, de tu forma de hablarte y tratarte y ver si lo haces en positivo o en negativo y, además, adquirir las pautas anteriores que te van a permitir establecer límites y gestionarte eficientemente, flexibilizando tu mente y tu conducta porque ya no te dices: “tienes que”, sino” lo que toca ahora es esto”. De esta forma pasas el foco de ti y tu capacidad a tu actividad, lo que redunda de nuevo en el rendimiento eficiente.

8. Auto-cuidado psicológico

Ya hemos visto la necesidad de establecer ritmos, tramos horarios y diferenciar lo que hacemos por su valor en nuestros objetivos, esto está bien, son rutinas externas. Si hemos establecido esas pautas llegamos aquí en un escenario que ya previene y elimina muchos de los inconvenientes del teletrabajo.

Ahora es el momento de establecer rutinas de auto-cuidado físico y psicológico que cuiden  la “maquinaria” con la que trabajamos.

Conviene establecer momentos para descansar la vista, para estimular la atención y focalizar la concentración. La atención de nuestro cerebro decae en torno a los veinte minutos de concentración en una tarea y se desconecta unos segundos en torno a los 55-60 minutos. Esto nos hace ver la necesidad de aprovechar nuestra propia tendencia a la desconexión para relajar la vista mirando una imagen, a ser posible con perspectiva, una ventana, o incluso un objeto hermoso. Reactivar nuestra concentración es más fácil con música adecuada para ello o repasando el contorno y los detalles de algún objeto. Ejercicios de relajación, de respiración consciente, estiramientos son todos apropiados para renovar la energía y mejorar nuestro rendimiento cada hora.

Tenemos que revisar ahora nuestro discurso interno ¿Cómo nos hablamos? ¡Qué pesadez!, ¡Esto no termina nunca! No se rinde igual cuando el estado anímico es de apatía, desmotivación, impotencia, sensaciones de falta de control y cuando convives con emociones negativas y sentimientos de incertidumbre e indefensión. Además, con el teletrabajo es más fácil que surja el aburrimiento por falta de estimulación variada, tensión acumulada, pensamientos y sentimientos negativos.

Por el contrario, expresiones de ánimo como: ¡vamos! ¡ya queda poco! ¡venga! son auto-instrucciones totalmente diferentes que suscitan un estado positivo que es precisamente lo que necesitamos para afrontar con tranquilidad el trabajo.

Además, es necesario que diariamente nos revisemos cómo hemos estado ante el trabajo. La autoconsciencia y el poner un nombre a como nos sentimos se han revelado como prácticas de gran ayuda para la regulación emocional. Un excelente ejercicio para fomentar positividad es anotar cada día 3 cosas positivas o 3 logros de esa jornada. Es un ejercicio de Psicología Positiva que nos hace tomar consciencia del avance de nuestro trabajo y relativizar los inconvenientes ya que si no corremos el riesgo de polarizarnos en la negatividad pensando que no salen las cosas, que todo va mal o que es imposible terminar el trabajo.

Establecer descansos, cuidar nuestros pensamientos, relativizar, dar diferente valor a lo que hacemos y flexibilizar nuestra exigencia nos va a ayudar a afrontar con más seguridad el teletrabajo.

9. Mantente comunicado

Uno de los riesgos psicológicos del teletrabajo es la pérdida de referentes relacionales, sentimos que nos falta algo esencial, el contacto con otras personas.

Teletrabajar no significa estar aislado, requiere precisamente una mayor coordinación para que las aportaciones individuales se alineen con los resultados perseguidos. Esto supone mantener conversaciones periódicas que garanticen la aportación de valor del teletrabajador a los procesos que la organización requiere.

Por ello, es necesario tener claro que los tiempos de comunicación con supervisores y equipo son parte de la propia gestión del trabajo. La falta de comunicación directa hace que nos desconectemos del equipo y que perdamos los referentes grupales que nos cohesionan y producen sinergia.

Conviene mantener tiempos para hablar de las tareas, tiempos para hablar de las relaciones y tiempos para hablar de cómo estamos afrontando el trabajo, de cómo nos sentimos y pensamos, no para desahogarnos sino para aprender de los compañeros estrategias que les funcionan y sentirnos parte de una comunidad. Un líder de equipo en remoto tiene que facilitar estos espacios pero también es cosa del teletrabajador solicitarlos y aprovecharlos.

Necesitamos mantenernos comunicados con el equipo y la organización para sentir que formamos parte del proyecto. El contacto diario es necesario. Actualmente las videoconferencias se han convertido en el vehículo perfecto para lograrlo, conexiones breves, focalizadas en un tema, con objetivos y agenda concretas y seguimiento de las acciones decididas. Idealmente una reunión de coordinación al día sería perfecta para sentirnos vinculados. Además, una reunión presencial cada cierto tiempo compensaría la falta de contacto personal.

10. Consigue retroinformación de tu actividad

Uno de los riesgos del teletrabajo es perder la perspectiva y no darnos cuenta del trabajo realizado, del avance hacia los objetivos. Necesitamos dotarnos de referentes que nos ayuden a programarnos para la eficiencia y los indicadores de avance son excelentes para ello.

Indicadores como el ok a la lista de actividades realizadas, simplemente dando el ok a nuestra lista de actividad diaria. Cualquier indicador de actividad: ratios, promedios, resultados, que nos aporte perspectiva sobre el avance en nuestro trabajo y que nos permita valorar lo que hacemos será un elemento de refuerzo de nuestra motivación.

Teletrabajar requiere hábitos concretos, algunos de ellos ya habituales en el trabajo presencial, lo que cambia es la orientación a resultados. Muchas son sus ventajas pero también son muchos los riesgos que hay que minimizar o eliminar para conseguir la eficiencia y la satisfacción del teletrabajador.

Isabel Aranda, Doctora en Psicología

Artículo publicado en ABC el 25/04/2020, en colaboración con AROHE